Personalepolitik

(December 2019)

1. Indledning

At arbejde på Ordrup Gymnasium er at melde sig ind i et arbejdsfællesskab, og personalepolitikken er i sin essens en beskrivelse af de værdier og leveregler, der karakteriserer dette fællesskab og som alle medarbejdere har en forpligtelse til at bidrage til at vedligeholde og værne om.

Fællesskabet har som overordnet formål at løse sin kerneopgave, nemlig at give unge mennesker en almendannende og studieforberedende uddannelse på en måde, der samtidig lever op til skolens vision og værdier.

Kulturen i fællesskabet er og skal være præget af OG’s værdier om samarbejde, nysgerrighed og respekt, hvilket udfoldes nedenfor i afsnit 2.

Levereglerne kan beskrives som de konkrete rammer for, hvordan vi på OG får fællesskabet til at fungere med kerneopgaven i fokus. Disse beskrives i afsnit 3.

Det er et grundvilkår i gymnasiesektoren og den offentlige sektor som sådan, at arbejdets karakter og tilrettelæggelse konstant er flydende og til offentlig debat. Dette præger naturligvis også både værdier og leveregler på OG:

2. Værdierne

Et stærkt arbejdsfællesskab hviler på et godt arbejdsmiljø. Et godt arbejdsmiljø opstår, når kulturen er præget af positive og stærke værdier. Det medvirker samtidig til at tiltrække og fastholde dygtige medarbejdere. Alle medarbejdere har krav på et godt arbejdsmiljø og pligt til at bidrage til at skabe et godt arbejdsmiljø.

2.1 Samarbejde

På OG lægges der vægt på et åbent, tolerant og dialogbaseret samarbejdsklima, hvor alle medarbejdere får mulighed for og stimuleres i at udfolde sine evner i samspil og samarbejde.

På OG er det naturligt at dele viden og erfaringer, udtrykke anerkendelse af hinandens arbejde, og hvor medarbejdernes indbyrdes forhold er præget af loyalitet, gensidig respekt og vilje til forpligtende samarbejde. Det forventes derfor også at man bidrager med et ægte ønske om at samarbejde. På den måde bidrager vi alle til at gøre hinanden kompetente.

Samarbejdet på OG går på tværs af ledelse og medarbejdere samt roller og fag/faggrupper.

Det er en del af et godt samarbejde at møde hinanden med fleksibilitet i forhold til konkrete muligheder og begrænsninger i hverdagen samt de livssituationer, den enkelte medarbejder befinder sig i.

Samarbejdsudvalget (SU) udgør den formelle ramme om samarbejdet på OG.

2.2 Nysgerrighed

På OG forholder vi os nysgerrigt til vores arbejde og vores kolleger. Vi indgår konstruktivt i dialoger om skolens udvikling og håndteringen af kerneopgaven med henblik på at forstå og anerkende hinandens synspunkter og ad denne vej finde de bedste løsninger i fællesskab. Dette gælder både internt i faggrupper og på tværs af fag og roller.

Vi sørger endvidere for, at alle så vidt muligt har de informationer, de skal bruge for at løse deres opgaver og vi søger aktivt den viden, vi mangler.

Alle medarbejdere på OG bidrager til og har ansvar for skolen og dens udvikling. Det indebærer, at bl.a. indsigt, åbenhed og gennemsigtighed er nøgleord vedr. organisation og beslutningsprocesser.

Alle medarbejdere informeres løbende om skolens situation, strategi og planer, og alle ansatte skal gennem åben dialog og/eller gennem skolens samarbejdsorganer have mulighed for medindflydelse og mulighed for at påvirke skolens planer i god tid og inden vigtige beslutninger træffes.

Alle medarbejdere er – inden for deres funktionsområde – ansvarlige for tilstrækkelig intern og ekstern kommunikation. Desuden er alle ansvarlige for at bruge OG’s interne kommunikationssystemer og samt det digitale medarbejderbibliotek med omtanke.

2.3 Respekt

På OG behandler vi hinanden med respekt. Dette betyder, at vi har en høflig og venlig omgangstone koblet med gensidig hjælpsomhed og omsorg for hinanden. Vi møder hinanden med respekt og anerkendelse for hinandens arbejde og fagligheder, vi taler hinandens indsats og virke op og bidrager på den måde til at alle kan være stolte af deres arbejde.

På OG respekterer vi den enkeltes ret til at værne om sit privatliv. Det betyder på den ene side, at den enkelte medarbejder kan indrette sit privatliv uden, at OG skal blande sig i dette og på den anden side, at den enkeltes forhold i privatlivet ikke har krav på særlig opmærksomhed i tilrettelæggelsen af arbejdet, ligesom man naturligvis skal kunne passe sit arbejde uden at blive involveret i kollegers private forhold, hvis man ikke ønsker det. Samtidig har vi respekt for hinandens forskelligheder og ser dem som en styrke.

2.4 Rekruttering

OG skal – for at kunne løfte sin grundlæggende opgave og realisere sine visioner – være et stærkt arbejdsfællesskab baseret på stærke værdier, hvilket samtidig gør OG til en attraktiv arbejdsplads for såvel nuværende som kommende medarbejdere.

OG er som arbejdsplads afhængig af, at medarbejderne besidder de nødvendige faglige og personlige kompetencer, og at vores medarbejdere dækker skolens behov og bakker op om skolens værdier. Skolens vision og værdier vil være et vigtigt grundlag for beslutning om ansættelser.

OG rekrutterer alene ud fra kompetencer, men vurderer mangfoldighed som en styrke og tilstræber under hensyntagen til konkrete kvalifikationer derfor bl.a. balance i kønssammensætning i både ledelse og faggrupper.

3. Konkrete rammer for arbejdsfællesskabet

3.1 Ansættelse

I forbindelse med ansættelser nedsættes som hovedregel et ansættelsesudvalg bestående af rektor/vicerektor, TR og faggruppe- eller medarbejderrepræsentanter.

Alle nyansatte får en ”ressourceperson”, som hjælper den nye kollega ind i en god hverdag på skolen. Vi bestræber os på hele tiden at integrere den nye medarbejder arbejdsfællesskabets og skolens kultur – både mht. traditioner, rutiner, nytænkning og udvikling.

For lærere, som ikke har pædagogikum, eller som ikke er ansat i en uddannelsesstilling, er der mulighed for at få særlig faglig og pædagogisk vejledning i den første tid.

3.2 Lønpolitik

På OG efterlever vi naturligvis de til enhver tid gældende overenskomster på de enkelte områder. I samarbejdsudvalget er der udarbejdet en lønpolitik, der skitserer de rammer og principper løndannelsen på OG har. Denne kan læses i sin helhed i medarbejderbiblioteket.

3.3 MUS og Kompetenceudvikling

MedarbejderUdviklingsSamtalen (MUS) er et forum for kommunikation mellem ledelsen og medarbejderen og skal ses som et supplerende redskab til den daglige dialog. MUS afholdes en gang årligt med nærmeste leder. Der afsættes god tid til samtalerne, som er fortrolige. På baggrund af samtalen udarbejder den nærmeste leder et referat, som medarbejderen efterfølgende skal godkende.

På MUS er der fokus på en drøftelse af de daglige opgaver, medarbejderens og skolens udvikling, kompetenceudvikling, sammenhæng mellem arbejdsopgavernes omfang og karakter og rammerne for at udføre dem i, forventninger til kvalitet mv. MUS indgår naturligt i det daglige arbejde for at udvikle og fastholde alle medarbejdere, herunder også seniorer (dvs. medarbejdere over 55 år). Disse har i forbindelse med MUS mulighed for at få en særskilt seniorsamtale.

MUS er et naturligt forum for drøftelse af individuelle ønsker til og behov for kompetenceudvikling.

Det er et fælles ansvar, at medarbejderne vedligeholder og udvikler deres kompetencer, således at de kan varetage opgaverne på kvalificeret vis. Kompetenceudvikling kan ske individuelt og i større eller mindre grupper. Faggrupperne er en naturlig ramme om megen kompetenceudvikling for både TAP, lærere og ledelse. Samarbejde om kompetenceudvikling skaber de bedste resultater for både den enkelte medarbejder og for skolen, fordi vi på denne måde bidrager til at gøre hinanden mere kompetente.

For alle medarbejdere sørger ledelsen for, at der løbende er mulighed for at få en samtale om sammenhængen mellem arbejdstid og de konkrete opgaver.

For lærerne er der et særskilt MUS-koncept, der kan findes i sin helhed i medarbejderbiblioteket.

SU skal regelmæssigt evaluere anvendelsen af medarbejdersamtaler og drøfte skolens politik for kompetenceudvikling.

3.4 Arbejdets planlægning og tilrettelæggelse

På OG tilrettelægges arbejdet så fleksibelt som muligt under gensidig hensyntagen til løsning af kerneopgaven, skolens interesser (mål, strategier og ressourcer) og den enkelte medarbejder. Under de overordnede rammer, som skolen fastlægger i så god tid som muligt, kan de enkelte medarbejdere sammen tilrettelægge hverdagen.

For TAP drøftes arbejdsopgaverne løbende i samarbejde med nærmeste leder og de øvrige medarbejdere i faggruppen og arbejdstidens fordeling tilrettelægges sammen således at der i skolens åbningstid normalt altid er dækning i forhold til opgaveløsningen.

For lærerne udarbejdes årligt en portefølje over de kendte opgaver med overslag over de enkelte opgavers tidsforbrug. Der er alene tale om et overslag og ikke en akkord med mindre andet aftales. Porteføljen bidrager til, at den enkelte lærer kender en væsentlig del af sine arbejdsopgaver for det kommende skoleår. Den enkelte lærer, faggrupper, SU og tillidsrepræsentanten (TR) inddrages så meget og så tidligt som muligt i processen.

Det tilstræbes, at den enkelte lærers faglige ønsker så vidt muligt tilgodeses, men det er en ledelsesopgave at fastlægge den endelige fordeling af hold og andre opgaver under hensyntagen til skolens overordnede interesser.

Større ændringer i lærernes arbejdstid varsles så vidt muligt mindst 3 uger, før ændringen træder i kraft.

Omsorgsdage afholdes i henhold til lovgivningen. Skolen informeres i god tid om et ønske om at afholde omsorgsdag. Skolen vurderer, om ønsket om placeringen af omsorgsdagen er foreneligt med arbejdet.

Normal arbejdstid er inden for tidsrummet kl 8-17.00 – for enkelte medarbejdergrupper dog tidligere. For alle gælder, at der kan forekomme arbejde efter kl 17.00

Den 6. ferieuge (”de særlige feriefridage”) afholdes i henhold til reglerne. Den enkelte medarbejder, der ønsker at afholde de særlige feriefridage henvender sig i god tid til vicerektor eller administrationschefen med ønsket, som opfyldes i det omfang, det er foreneligt med tjenesten. Se i øvrigt afsnit om ferie mv, 3.10.

Flexuger er arbejdsuger, og medarbejderne står til rådighed for skolen til arbejdsrelaterede opgaver. Efteruddannelse, møder osv. kan med fordel placeres på tidspunkter i flexuger, hvor der ikke er undervisning.

3.5 Kommunikation

Kommunikation og information er en forudsætning for, at alle medarbejdere kan løfte deres opgave på en hensigtsmæssig måde. Det skal derfor sikres, at alle skolens medarbejdere får den nødvendige information, der tillige skaber forudsætninger for et godt samarbejde.

Alle medarbejdere, herunder ledelsen, er forpligtet til at videregive relevante informationer, der er vigtige for kolleger og ledelse. Ligeledes forventes alle medarbejdere at videregive informationer, som kan have betydning for OG’s omdømme, funktion og virke.

Centrale oplysninger om skolens virke og dagligdag, planer for større skriftlige opgaver, lønpolitik osv. kan alle sammen findes i skolens medarbejderbibliotek, alle medarbejdere har adgang til via log-in fra skolens hjemmeside.

Skolens overordnede kalender er i Lectio, hvor alle skal holde sig orienteret om relevante arrangementer og huske at skrive begivenheder, møder mv. ind. For TAP gælder dog, at interne møder kan fremgå af andre kalendere.

Skolemøder er skolens samlende mødeorgan, hvor væsentlige temaer, indsatsområder mv præsenteres og drøftes. Alle medarbejdere har mødepligt. Der kan være temaer, der udelukkende har relevans for lærerne, hvorfor TAP kan prioritere anderledes i den konkrete situation, men generelt gælder, at alle medarbejdere bør deltage og som minimum holde sig orienteret om dagsorden og bilag.

Alle er endvidere forpligtede til at holde sig orienteret, herunder at tjekke deres personlige mailboks i Outlook samt ”chat” og ”Admin” på Teams alle arbejdsdage. Lærerne er endvidere forpligtede til at tjekke Lectio for beskeder fra elever og kolleger og at besvare disse – evt. med besked om, at man vender tilbage med et svar senere, hvis man ikke kan svare fyldestgørende i situationen.

3.6 Arbejdsmiljø, sundhed og sygdom

Arbejdsmiljø er udover en værdibaseret kultur også et spørgsmål om konkrete rammer for det fysiske og psykiske miljø, konkrete tiltag for at fremme sundhed og trivsel og klare retningslinjer i forbindelse med sygdom. For at fastholde og udvikle disse værdier er ledelse, TR og sikkerhedsrepræsentant opmærksomme og følger op på udviklinger, der bærer hen imod stress, punktvist fravær og sygdom, der alle kan være udtryk for mistrivsel på arbejdspladsen.

Ledelsen er sammen med sikkerhedsrepræsentanten ansvarlig for, at der mindst hvert tredje år foretages en arbejdspladsvurdering med opfølgende handlingsplaner, som behandles i SU.

Det fysiske arbejdsmiljø på OG er karakteriseret ved velfungerende arbejds- og opholdsrum, gode mødefaciliteter, ergonomisk gode møbler, mulighed for skærmbriller, et sundt indeklima med gode lysforhold og et lavt støjniveau.

Det gode psykiske arbejdsmiljø er kendetegnet ved involvering og indflydelse på egen arbejdssituation og samarbejde omkring fag, klasser og enkeltelever. Det gode forhold til andre medarbejdere og ledelsen er kendetegnet ved gensidig tillid og gennemsigtighed, respekt og anerkendelse i et professionelt samarbejde.

OG tilstræber at have et varieret og sundt kantinetilbud, der understøttes af muligheder for en hyggelig og velorganiseret frokost med tid til at spise og slappe af.

OG understøtter medarbejdernes muligheder for at mødes i hyggelige sociale rammer på tværs af fag og faggrupper. Dette gælder bl.a. i form af idrætsfaciliteter, øvrige faciliteter og støtte til konkrete arrangementer i regi af medarbejderforeningen, Komitéen.

I forbindelse med sygdom gælder følgende retningslinjer:

Det er medarbejderens ansvar at give OG meddelelse om sygdom og andet fravær. Dette sker telefonisk, enten til kontoret inden for skolens åbningstid eller ved akut opstået sygdom uden for skolens åbningstid til vicerektor (for lærerne) eller administrationschefen (TAP).

Medarbejderen skal så vidt muligt oplyse om sygefraværets forventede varighed. Medarbejderen har ikke pligt til at oplyse om sygdommens art.

Hvis en medarbejder har flere korte eller lange fraværsperioder som følge af sygdom eller sorg, tager medarbejderen initiativ til en samtale med en repræsentant for ledelsen. Hvis dette ikke sker, tager en repræsentant for ledelsen initiativ til en samtale med medarbejderen.

Ved længerevarende sygdom vil en repræsentant for ledelsen normalt kontakte medarbejderen efter 14 dages sygdom. Formålet med kontakten er dels at vise omsorg for medarbejderen, dels at forsøge at nå til en afklaring af sygdomsforløbets mulige længde. Medarbejderen skal på forlangende sende en lægeerklæring (”en friattest”) til kontoret.

Såfremt sygdommen er af så alvorlig karakter, at der efter nogle uger stadig ikke er bedring, tager en repræsentant for ledelsen atter initiativ til kontakt med medarbejderen. Der afholdes en sygefraværssamtale, hvor det igen er såvel omsorgselementet som et forsøg på afklaring af sygdomsforløbets varighed, der er i fokus. Det er væsentligt, at der kontinuerligt laves et skøn over sygdomsforløbets varighed, og at det samtidig overvejes, om der er arbejde, den ansatte kan udføre trods sygdommen. I forbindelse med samtalen kan der udarbejdes en handlingsplan. Planen kan være et forsøg på at løse evt. arbejdsmæssige og trivselsmæssige problemer. Der kan være tale om midlertidigt nedsat arbejdstid, gradvis tilbagevending til arbejde, overflytning til andre jobfunktioner og evt. tekniske hjælpemidler. Skolen skal på baggrund af samtalen give oplysninger til kommunen. Medarbejderen har mulighed for at tage en bisidder med til samtalen.

I forbindelse med sygdomsforløbet kan der på begge parters initiativ indledes en dialog om muligheden for gradvis tilbagevenden til arbejdet for at forøge muligheden for fastholdelse på og succesfuld tilbagevenden til arbejdsmarkedet. I denne sammenhæng udarbejdes en mulighedserklæring (OG betaler for erklæringen).

Ved længerevarende sygdom (som hovedregel mere end 8 uger) kan medarbejderen anmode om, at der udarbejdes en fastholdelsesplan. Planen udarbejdes i fællesskab af medarbejder og ledelsen. Medarbejderen har dog ikke krav på, at der udarbejdes en sådan plan.

Medarbejderfravær registreres løbende i Lectio af administrationen, og det generelle sygefravær drøftes med mellemrum i SU som led i den nødvendige opfølgning på medarbejdernes trivsel.

3.7 Stress

Gymnasieskolen befinder sig, lige som andre offentlige og private organisationer, i forandringsprocesser, hvor organisationskulturer, faglighedsbegreber og den enkeltes identitetsopfattelse sættes i spil og udfordres. Dette belaster organisationen og dens medarbejdere, og der påhviler derfor både ledelse og ansatte et stort ansvar for, at belastningen ikke fører til stress.

3.7.1 Definition af stress

· OG’s stresspolitik tager udgangspunkt i en opfattelse af stress som en sygdomslignende tilstand, der rækker ud over almindelig travlhed, temporære spidsbelastninger og/eller træthedsperioder.

· Stress er ikke korreleret med løn eller status, men derimod med et langvarigt misforhold mellem ydre eller indre krav og evnen eller mulighederne for at indfri disse krav.

· Stress er mental slitage, som er ødelæggende for den enkelte og for gruppen.

3.7.2 Handlingsplaner for arbejdsrelateret stress

• Arbejdsrelateret stress tages op til drøftelse mindst en gang om året i SU. Her kan man beslutte initiativer som f.eks. temamøder, ekstern konsulentbistand, undersøgelser eller lign.

• Både ledelse og medarbejdere er forpligtiget til at inddrage trivsel og arbejdsbelastning som en parameter i processer og tiltag, fx APV.

· Stress skal hverken tales op til uvirkelig størrelse – eller forties og henvises til kollektiv fortrængning.

• Arbejdsbelastning indgår som et element i alle medarbejderudviklingssamtaler.

• Ved konstatering af stress tilbydes medarbejderen en samtale med den nærmeste leder. Forløbet tilpasses den enkelte og kan indeholde:

– et samtaleforløb

– aftaler om stressreducerende indsatser og løsninger

– planer om orlov

– timenedsættelse

– rokader

– supervision

– andet.

3.8 Rusmidler

Der må ikke indtages alkohol eller rusmidler i arbejdstiden, ligesom det ikke kan accepteres, at en medarbejder er påvirket under udførelsen af arbejdet. En medarbejder, der er påvirket på arbejdet, vil blive sendt hjem og umiddelbart efter indkaldt til samtale med rektor.

Ved særlige lejligheder som fester, sammenkomster, aftenarrangementer o.l. på OG kan rektor give tilladelse til indtagelse af alkohol. Rektor kan endvidere tillade indtagelse af alkohol i arbejdstiden ved særlige lejligheder f.eks. sommer- og julefrokost samt jubilæum.

Såfremt der opstår begrundet mistanke om, at en medarbejder på OG har et misbrugsproblem, skal vedkommende tilbydes hjælp og støtte til at komme ud af misbruget. Medarbejdere har pligt til at orientere rektor, anden ledelsesperson evt. eller TR ved begrundet mistanke om misbrugsproblemer hos en kollega. TR informerer rektor, hvis TR sidder inde med viden om kolleger, der har behov for hjælp.

OG’s rektor indkalder den pågældende til en samtale sammen med TR eller en kollega, som medarbejderen har tillid til. Samtalen skal afklare, om medarbejderen har et problem, og hvilken støtte, OG kan yde med henblik på at få medarbejderen ud af sit misbrug. Samtalen skal ligeledes afklare, om der skal formidles kontakt til fagforeningen, pågældendes egen læge eller et offentligt behandlings-/rådgivningscenter.

Medarbejdere, som har et misbrugsproblem, og som på eget initiativ søger hjælp, vil ikke på dette grundlag være stillet anderledes end andre kollegaer.

Magistrenes Pensionskasse og GL har tilbud om hjælp i tilfælde af alkohol- og andet misbrug. Andre medarbejdergrupper kan kontakte deres fagforening.

Såfremt der ikke spores fremskridt eller vilje hos medarbejderen til at komme ud af misbruget, vil konsekvensen være, at OG iværksætter en afskedigelse af medarbejderen.

3.9 Rygepolitik

(Afsnittet er under udarbejdelse efter de gældende regler for rygning på ungdomsuddannelserne.)

Formålet med rygepolitikken er at udbrede røgfrie miljøer på OG med henblik på at forebygge sundhedsskadelige effekter af passiv rygning og forebygge, at nogen ufrivilligt kan udsættes for passiv rygning.

[…]

Det er herudover ikke muligt at dispensere fra lov om røgfri miljøer. Det generelle forbud mod rygning på OG’s områder kan derfor ikke fraviges ved enkeltstående lejligheder som f.eks. OG’s fester.

3.10 Ferie, tjenestefri og orlov

3.10.1 Tjenestefrihed med løn gives i forbindelse med:

· den ansattes eget bryllup: 1 dag

· den ansattes eget sølvbryllup/guldbryllup: 1 dag

· den ansattes runde fødselsdage (50, 60 og 70 år): 1 dag

· den ansattes jubilæer (25, 40 år og 50 år): 1 dag

· den ansattes flytning: 1 dag

· særlige omstændigheder (mærkedage, sygdom, begravelse for så vidt angår nærtstående personer): normalt max 1 dag

Ønskes tjenestefrihed i anden anledning, rettes henvendelse til ledelsen. Feriefridage kan anvendes.

3.10.2 Feriefridage

Feriefridage (de særlige feriedage/den sjette ferieuge) aftales inden for fastsatte frister og under hensyntagen til skolens overordnede plan. Feriefridage skal som hovedregel varsles mindst én måned før, de ønskes afholdt. De ansatte skal bestræbe sig på så tidligt som muligt i skoleåret at meddele skolens ledelse, hvornår evt. feriefridage ønskes afholdt. Feriefridage kan afvikles i sammenhæng, og det skal tilstræbes, at enkeltvis afholdte feriefridage så vidt muligt afholdes på forskellige ugedage. Feriedagene afholdes altid som hele dage. I eksamensperioden og første undervisningsuge efter sommerferien kan feriefridage normalt ikke afholdes. Bemærk særlig overgangsordning i 2020.

3.10.3 Orlov gives i følgende tilfælde:

· børnepasningsorlov (reguleret af lovgivning)

· orlov til pasning af alvorligt syge børn og nærtstående (reguleret af lovgivning)

· orlov til egen uddannelse og udvikling (uden løn eller løn efter lokal aftale).

Det er skolens holdning, at medarbejdernes ønske om orlov skal behandles positivt og i videst

muligt omfang imødekommes, såfremt ønsket er foreneligt med skolens øvrige planlægning.

Såfremt en medarbejder søger orlov med henblik på anden midlertidig beskæftigelse og med henblik på at komme tilbage, er det skolens politik, at dette kan bevilliges, såfremt det vurderes, at medarbejderen gennem sin orlov erhverver sig kompetencer, som vil styrke medarbejderen i sit job, når vedkommende vender tilbage til skolen. Orlov på det nævnte grundlag gives normalt for et år og bevilliges normalt først efter tre års ansættelse.

Medarbejdere på orlov kommer tilbage til skolen til samme stilling. Det drøftes konkret i de enkelte tilfælde, om lærerne kan forvente at vende tilbage i de samme funktioner som før orloven.

Både når det gælder tjenestefrihed og orlov, skal der foreligge en skriftlig ansøgning, som normalt afleveres tre måneder før den enkelte begivenhed.