Orientering om behandling af personoplysninger i forbindelse med ansøgning om optagelse på Ordrup Gymnasium

(Denne orientering gives med henvisning til art. 13 og 14 i databeskyttelsesforordningen)

Som led i din ansøgning om optagelse på Ordrup Gymnasium indhenter og behandler Ordrup Gymnasium personoplysninger fra optagelse.dk om dig og dine forældre, jf. artikel 6, stk. 1, og artikel 9, stk. 1, i databeskyttelsesforordningen. (EUROPAPARLAMENTETS OG RÅDETS FORORDNING (EU) 2016/679 af 27. april 2016 om beskyttelse af fysiske personer i forbindelse med behandling af personoplysninger og om fri udveksling af sådanne oplysninger og om ophævelse af direktiv 95/46/EF: generel forordning om databeskyttelse.)

Ordrup Gymnasium tilstræber at behandle så få personoplysninger om dig og dine forældre som muligt, ligesom vi kun foretager en behandling af de personoplysninger, vi har, hvis behandlingen er nødvendig, sagligt begrundet og proportionel.

Vi indhenter og behandler derfor som altovervejende udgangspunkt kun de personoplysninger, der er nødvendige, for at vi kan overholde vores pligter i henhold til den gymnasiale lovgivning om optagelse på gymnasiet, jf. kapitel 2, 4 og 5 i optagelsesbekendtgørelsen.

For at sikre, at de adresseoplysninger, der fremgår af din ansøgning, er korrekte, foretages en sammenkørsel med cpr-registret.

Hvis der er flere ansøgere til Ordrup Gymnasium, end vi har plads til, sender vi de nødvendige personoplysninger om vores ansøgere til Fordelingssekretariatet i Region Nord med det formål at få udpeget de ansøgere, der bor længst væk fra Ordrup Gymnasium, og som derfor skal overføres til optagelse på et andet gymnasium, jf. § 29 i optagelsesbekendtgørelsen.

Hvis Fordelingssekretariatet vurderer, at du ikke kan optages på Ordrup Gymnasium, men skal henvises til et andet gymnasium, videresender vi din ansøgning elektronisk til det pågældende gymnasium.

Hvis du har været til optagelsesprøve hos os, fordi Ungdommens Uddannelsesvejledning har vurderet, at du er ikke-uddannelsesparat, sender vi svaret på din optagelsesprøve til Ungdommens Uddannelsesvejledning med henblik på revidering af din uddannelsesplan, jf. §§ 21 og 22 i procedurebekendtgørelsen.

Indhentning og behandling af personoplysninger om dig og dine forældre i forbindelse med optagelse foregår fortroligt og foretages kun af særligt betroede medarbejdere på Ordrup Gymnasium. Hvis din ansøgning skal videresendes fra Ordrup Gymnasium, sker det via sikker mail. Du kan herefter fremover finde din ansøgning via optagelse.dk.

Dine og dine forældres rettigheder
Retten til indsigt: I kan få indsigt i, hvilke personoplysninger vi behandler om jer, hvad formålet med behandlingen er, hvor længe vi opbevarer personoplysningerne, hvor vi har oplysningerne 


fra (hvis vi ikke har modtaget dem fra jer), samt hvem vi evt. videregiver personoplysningerne til.

Retten til indsigt kan dog være begrænset, hvis hensynet til private interesser, fortrolighed om andres oplysninger eller tavshedspligt i den offentlige forvaltning kræver det, jf. databeskyttelseslovens § 22.

Retten til indsigelse: I kan gøre indsigelse mod vores behandling af personoplysninger, hvis jeres interesser i ikke at få behandlet personoplysninger går forud for Ordrup Gymnasiums legitime interesser i at kunne foretage behandlingen, jf. artikel 21 i databeskyttelsesforordningen.

Retten til berigtigelse: I kan få rettet eller suppleret personoplysninger om jer, som er forkerte eller ufuldstændige, jf. artikel 16 i databeskyttelsesforordningen.

Retten til begrænsning af behandlingen: I har ret til at få begrænset vores behandling af jeres personoplysninger, hvis der er særlige grunde til det, jf. artikel 18 i databeskyttelsesforordningen.

Retten til sletning: Vi opbevarer jeres personoplysninger så længe, det er nødvendigt af hensyn til Ordrup Gymnasiums dokumentation for optagelsesproceduren. Hvis du ikke bliver optaget på Ordrup Gymnasium, sletter vi som udgangspunkt dine personoplysninger med udgangen af det kalenderår, hvori du har søgt om optagelse.

Hvis du bliver optaget, gemmer vi oplysningerne fra optagelsesproceduren i indtil 3 år efter, du er blevet student. Dog skal oplysninger om navn og cpr-nummer i forbindelse med eksamensbeviser gemmes i op til 30 år.

Hvis du bliver optaget, opbevarer vi dine forældres personoplysninger (stam-, kontakt- og systembrugeroplysninger) indtil 3 år efter, du er blevet student. Disse kontaktoplysninger vil vi gøre brug af i din gymnasietid, medmindre du, når du er fyldt 18 år, angiver, at vi ikke må kontakte dine forældre.

Hvis du (eller dine forældre) har spørgsmål eller ønsker at gøre brug af de rettigheder, der er beskrevet ovenfor, kan skolen kontaktes på følgende mailadresse kontor@ordrup-gym.dk eller telefonnummer 39 64 01 78. Herudover kan skolens databeskyttelsesrådgiver kontaktes på dpo@ordrup-gym.dk

Ordrup Gymnasium er dataansvarlig for de behandlinger af personoplysninger, vi har beskrevet ovenfor.

Klageadgang
Ordrup Gymnasiums behandling af personoplysninger kan påklages til Datatilsynet, Borgergade 28, 5, 1300 København K.